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GoBD regelt den Umgang mit elektronischen Dokumenten

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.“ (Auszug GoBD)


Um die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, wie z.B. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und zeitgerechte Bearbeitung zu erfüllen, ist die Aufbewahrung in einem zertifizierten elektronischen Dokumentenmanagementsystem einschließlich der zugehörigen Verfahrensdokumentation unumgänglich.


Insbesondere das Aufbewahren von Mails, mit anhängiger PDF-Rechnung in einem Mail-Client, erfüllt die Forderungen des Gesetzgebers nicht, denn


„Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht.“ (Auszug GoBD)


Zur Beratung und zur Beantwortung Ihrer Fragen stehen wir gern zur Verfügung.


 
 

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